recent
أخبار ساخنة

مفهوم وأهمية تخطيط الوقت وكيف تخطط لوقتك بشكل فعال

الصفحة الرئيسية
مفهوم وأهمية تخطيط الوقت وكيف تخطط لوقتك بشكل فعال
مفهوم وأهمية تخطيط الوقت وكيف تخطط لوقتك 


تخطيط الوقت

التخطيط من أهم تقنيات الوقت التي تقلل من الوقت الضائع المهدور، فقد ثبت أن قضاء دقائق في التفكير والتخطيط توفر ساعات من وقت التنفيذ في الغد. إن التخطيط بلا تنفيذ لا فائدة منه وتضييع للوقت، كما إن التنفيذ بلا متابعة لا جدوى منه. بل يجب علينا الاستفادة بأقصى ما يمكن من الوقت واستثماره كله، بتقسيمه بين العمل والعبادة والذكر والقراءة والأسرة والمجتمع والترويح عن النفس.
إن هذه الأمور تنطبق على كل فرد سواء كان مديراً أو موظفاً أو معلماً أو والداً أو طالباً لأن استغلال الوقت على أفضل وجه هي مهمة يجب أخذها بعين الاعتبار وعدم الاستهتار بها.



مفهوم تخطيط الوقت


تخطيط الوقت ليس اختيار بل حاجة ، وعلى الرغم مما يقال عنه أنه عملية معقدة لا يجيدها البعض من الناس إلا أنه يظل أهم أساليب إدارة الوقت حيث نستطيع من خلاله تضييق الفجوة بين ما نحن عليه وبين ما نستهدف تحقيقه. من هنا تأتي صعوبة تخطيط الوقت لأنها تتطلب وضع إطار مسبق للوقت ووضع جدولة له .

وفيما يلي نورد بعض التعريفات لتوضيح مفهوم تخطيط الوقت

تعريف تخطيط الوقت 
تخطيط الوقت هو "عملية استشراق للمستقبل، والتنبوء بما سيكون علينا القيام به من أنشطة، والأعمال المطلوب انجازها في وقت معين ". (ربحي مصطفي عليان)

ومن هذا التعريف ندرك أن التخطيط يهتم بتحديد الأهداف التى يجب تحقيقها، والأعمال التى يجب انجازها البعيدة منها والقريبة، وتحديد المدة الزمنية اللازمة لكل منها. إذا هو نشاط ينقلنا من وضع حالي إلى وضع مستقبلي نطمح بالوصول له عن طريق تصميم الأعمال ووضع البرامج.


ويعرف محمد عبد الفتاح الصيرفى تخطيط الوقت بانه مرحلة التفكير في المستقبل بقصد التعرف على:
  • مضيعات الوقت.
  • وسائل تجنب تلك المضيعات.

وأيضا يمكن تعريفه بأنه وضع خطط مرتكزة على اختيار أنسب الأساليب التي تكفل الأمثل لنموذج عمل محدد وشامل لقرارات متناسقة من شأنها أن تؤدي إلى تحقيق أهداف محددة خلال مدة زمنية معينة .





أهمية تخطيط الوقت


إن العمل بدون خطة يصبح ضربا من العبث وضياع الوقت سدى، إذ تعم الفوضى والارتجالية ويصبح الوصول إلى الهدف بعيد المنال. وتبرز أهمية التخطيط أيضا في توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من مفاجآت وتقلبات حيث أن الأهداف التي يراد الوصول إليها هي أهداف مستقبلية أي أن تحقيقها يتم خلال فترة زمنية محددة قد تطول وقد تقصر، مما يفرض على الإنسان في حياته وعلى المسئول وعلى رجل الإدارة عمل الافتراضات اللازمة لما قد يكون عليه هذا المستقبل وتكوين فكرة عن ما سيكون عليه الوضع عند البدء في تنفيذ الأهداف وخلال مراحل التنفيذ المختلفة. وإذا لم نعرف ما نريد فلن نتمكن من وضع الخطط التي ستوصلنا إلى تحقيق الأهداف.

كما يستمد تخطيط الوقت أهميته من حقيقة أساسية هي أن المهام والأنشطة كثيرة ، وأن هناك أشياء لابد من القيام بها دائما. وبالتالي يأتي الوقت المحدد لما يجب أن يعمل وما لا يعمل.

ويمكن تلخيص أهمية تخطيط الوقت في النقاط التالية:

  • وضوح الرؤيا وتحديد الأهداف
  • تقليل المخاطر المتوقعة ، وتجنب الفرد للمفاجآت.
  • تحقيق الأولويات بما يتفق مع الاحتياجات.
  • السيطرة على مشاكل التنفيذ من خلال التعرف على العقبات أو المشكلات المتوقعة.
  • ضمان التعرف والاستخدام الأمثل للموارد والإمكانيات المتاحة.
  • التقليل من اتخاذ القرارات الاعتباطية والشخصية المتسرعة.
  • توفر الأمن والراحة والرضا النفسي.
  • تمكين الشخص من رؤية الصورة الإجمالية والمتكاملة لوضعه.
  • ما يتحقق للفرد من نتائج إيجابية تدفعه إلى مزيد من التطور في مجال إدارة الوقت.



الأسباب التي تجعلنا لا نخطط لإدارة وقتنا بشكل فاعل


كسب الوقت عملية سهلة لا تتطلب منا إلا التخطيط الجيد، إلا أن هناك العديد من الأسباب التي تجعلنا لا نخطط لإدارة وقتنا بشكل فاعل من أبرزها ما يلي :

  • الاعتقاد الخاطئ بأن التخطيط خاص بالمنظمات ورجال الأعمال وليس بالأفراد.
  • تعود الكثير على عدم التخطيط منذ الصغر.
  • عدم وجود القدوة حيث ينشأ الإنسان في بيئة لا يرى فيها من يخطط أمامه أو تشجيعه على اكتساب مهارة التخطيط.
  • الرغبة في التحرر من الالتزامات التي يتطلبها التخطيط.
  • عدم الثقة في النفس وقدرتها على التخطيط للوقت.
  • الافتقار إلى معرفة التخطيط ووضع الخطط.
  • الظن الخاطئ بأن التخطيط يحتاج إلى وقت ثمين ، وهذا الوقت من الأفضل الاستفادة منه في إنجاز الأعمال والمهام في مواعيدها.
  • الاعتماد على الظنون لا على الحقائق مما يلغي التخطيط وأهميته.



كيف تخطط لوقتك


على كل فرد أو مدير في أي مستوى إداري أن يهتم بأمر تخطيط الوقت ، وأن يجعل من إدارة الوقت عادة يمارسها بشكل يومي ، وهذا يتطلب منه العمل وفقا للأمور التالية .

  • أولا: تحديد وكتابة الأهداف ، وتحديد الأولويات .
  • ثانيا : كتابة قائمة واضحة ومستوفية لجميع الأنشطة والأعمال والمشاريع التي سوف تباشرها خلال الأسابيع القادمة .
  • ثالثا :جدولة الوقت يوميا، ووضع حدود للوقت الذي يجب أن يخصص لكل نشاط.
  • رابعاً: المهام الجديدة تجدول حسب أهميتها.
  • خامساً:التعود على عادات عمل إيجابية كاستغلال الساعة الأولى من العمل اليومي أفضل استغلال ممكن ، وإتباع الإستراتيجيات التي تساعد في التخلص من مضيعات الوقت أو التخفيف من حدتها ما أمكن.


تتطلب عملية تخطيط الوقت تحديد الأهداف قصيرة المدى ، ومتوسطة المدى ، وطويلة المدى التي يجب تحقيقها. كذلك تحديد حجم الأعمال المطلوب القيام بها، بالإضافة إلى تحديد الوقت المتاح مستقبلا لإنجاز الأعمال.

وبداية تخطيط الوقت تبدا بتحديد الأهداف للفترة القادمة فنبدأ في تحديد أهداف أسبوعية منها ننطلق بنفس الطريقة في تحديد أهداف شهرية، وربع سنوية، ونصف سنوية، وسنوية .

إن تحديد الأهداف للأسبوع القادم مثلاً، يجب أن يتم بدقة ووضوح في نهاية الأسبوع الحالي، ولكي نتمكن من ذلك لا بد لنا عند وضع الأهداف من الإجابة على التساؤلات التالية:


ماذا يجب أن نعمل ؟


على كل من يريد أن يخطط لوقته أن يحدد ماذا يجب عمله لتحقيق الأهداف لأنه لا يستطيع أن يقوم بهدف وإنما يستطيع أن يقوم بنشاط أو أنشطة وهي التي بدورها توصله للأهداف إذا تم القيام بها على الوجه المطلوب. وإذا أخفق في ذلك فلن يتمكن من الوصول
إلى أهدافه .


متى يجب أن يعمل؟

أي متى سيتم القيام بالأنشطة التي تم تحديدها في إجابتنا على السؤال السابق على أن يكون التنفيذ وفقا للترتيب المناسب الذي يساهم في استثمار الوقت .


أين يجب أن يعمل؟

تتضمن الإجابة على هذا السؤال تحديد المكان المناسب لتنفيذ النشاط الذي يساهم بدوره في تحقيق هدف النشاط.


من الذي يعمل ؟

تشمل إجابة هذا السؤال تحديد الأعمال والمهام التي سيقوم بها الشخص بنفسه ، والأعمال التي سيقوم الآخرون بإنجازها مع تحدد الأشخاص الذين سيتولون مهمة تنفيذ الأعمال .


ما هي الأولويات؟

تحديد الأولوية مطلب مهم في تخطيط الوقت بهدف إعطاء الأنشطة المهمة اعتبار الأولوية عند التنفيذ، وضمان عدم نسيانها، يضاف إلى ذلك إمكانية إحداث التغيير عند ظهور الحاجة إلية مع عدم إغفال الأولوية في تنفيذ الأنشطة.



ما مقدار الوقت اللازم؟

تتطلب إدارة الوقت تحديد الوقت اللازم لإنجاز كل نشاط وفق الخطط اليومية والأسبوعية ، مع ملاحظة عدم استغلال كل الوقت لإنجاز الأنشطة لأن هناك وقت لا يخضع للسيطرة ولا يمكن للمدير التحكم فيه ، وإنما تتم جدولة الوقت الخاضع للسيطرة .وقد أوضحت الدراسات أن المديرين يستطيعون السيطرة على50 إلى 75 من إجمالي الوقت، وبالتالي فإن الأنشطة التي يتم جدولتها بعد هذه النسبة قد لا يتم الإيفاء بها.

كم تجدر الإشارة إلى ضرورة تحديد الوقت اللازم لإتمام كل نشاط بدقة لأن الأنشطة يتم غالبا انجازها في الوقت المخصص لها.

فقانون "باركسون" يحيل العمل للامتداد بغية استكمال الوقت المتوفر لإنجازه، فلو خصصت وقتا كبيرا فربما تستعمله سواء احتجت إليه أم لا .

وقانون "مرفي" يرى أن كل أمر يأخذ من الوقت أكثر مما تظن ، وهذا يعني أن كل عمل سيأخذ الوقت الذي يلزمه سواء سمحت بذلك أم لا.

فالتحدي إذا في وضع مخصصات واقعية للانجاز.



اعداد جدول لتنظيم الوقت

إن كل من يحاول القيام بأعمال عدة في وقت واحد يضع نفسه أمام خيارين، إما الاصطدام بهذا العدد من الأعمال وإهمال تأديتها والتسويف في ذلك، أو تأديتها بطريقة سيئه لا تحقق النتائج المطلوبة. ولتفادي مواجهة هذا الموقف، فان أفضل أسلوب هو جدولة الأنشطة بوضعها في قوائم تدرج الأعمال المطلوب القيام بها حسب الأهمية. بمعني اعداد جدول لتنظيم الوقت.

وفي الحقيقه كثير من الناس لا تميل للقيام بعمل جدول لتخطيط وتنظيم الوقت، فهو لا يريد عمل جدول يومي او شهري او سنوي لتنظيم الوقت وذلك قد يكون بسبب احد الاسباب التالية:



أسباب عدم الرغبة في الجدولة

  • الاعتقاد الخاطئ بأن الجدولة لا تمكن الأفراد من التعامل المرن مع الأعمال مما يجعل الوقت مملا وفاقدا للمتعة.
  • فقدان الثقة بالنفس ، والاعتقاد بأن الجدولة أمر صعب يحتاج إلى قدرات وإمكانيات لا يمتلكها.
  • الفهم الخاطئ للجدولة بأنها تعني جدولة كل دقيقة من اليوم .
  • حمل أفكار مغلوطة عن الجدولة بأنها تفقد الشخص أوقات الراحة والترفيه.
  • الاعتقاد بأن الناس كلهم لا يحتاجون إلى الجدولة، وإنما هي تخص المشاريع والشركات والأعمال الكبيرة .
  • التصور بأن تطبيق الجودة يلزم الأشخاص الاستمرار فيه حتى لو تغيرت الظروف وهذا تصور خاطئ ، ففي الإجازات مثلا لسنا بحاجة إلى جدولة وتنظيم الوقت بقدر حاجتنا إلى التفكير في استغلال وقت الفراغ بما يعود علينا بالنفع.



كيف نجدول الأنشطة

تقوم الجدولة على أساس أن هناك وقت ومكان لكل شيء ، والجدولة تمكن من تحديد الوقت والمكان المناسبين للقيام بالأنشطة المطلوبة. إنها طريقة تتيح لمستخدمها العمل بصورة هادفة تحقق انجازات أكثر في وقت أقل مما يساهم في توفير وقت يمكن استغلاله للقيام بأنشطة أخرى.
لكي تكون الجدولة فعالة يجب أن تتضمن تحديدا للأنشطة أو الأعمال التي يجب القيام بها يوميا مع مراعاة التالي لكل نشاط أو عمل:

  • الاشارة لأهمية النشاط أو العمل من خلال تحديد الأولوية.
  • تحديد المخصص الزمني اللازم لإتمام النشاط أو العمل.
  • متى يجب أن ينجز النشاط أو العمل.
  • تحديد ما تم القيام به من كل نشاط أو عمل.



كيفية عمل جدول لتنظيم الوقت


كيفية عمل جدول لتنظيم الوقت
جدول لتنظيم الوقت
يستخدم هذا الجدول لتسجيل الأنشطة والأعمال اليومية ، وتحديد الأولوية في التنفيذ حيث يساعد تحديد الأولويات في تحقيق الأهداف. وللقيام بذلك عليك تفحص الأنشطة والأعمال كلها وتحديد ما يأتي :

ما يجب عمله أولا وهي الأعمال التي ينتج عن عدم الإتيان بها نتائج سلبية ويتم توضيح الأولوية بتدوين رقم من الأرقام (1،2،3،4) أمام كل نشاط أو عمل حيث يعبر الرقم (1) عن الأمور العاجلة والهام في نفس الوقت والتي يجب أن تعطى الأولوية في التنفيذ. ويعكس الرقم (2 ) الأمور الهامة ولكنها غير عاجلة ولا تتطلب التنفيذ السريع، ويشير الرقم (3) للأمور العاجلة وغير الهامة، بينما
يمثل الرقم ( 4 ) الأمور التي لا تتمتع لا بالأهمية ولا بالعجلة.


لاحظ أن
  • يعبر النشاط المهم عن النشاط الذي يرتبط بتحقيق الأهداف، أما النشاط العاجل فهي إشارة إلى النشاط الذي يجب أن يحدث الآن .وعندما تحدد الأمور المهمة وما يترتب عليك إنجازه تشبث به لدرجة تمنعك من مخالفته إلا إذا دعتك الحاجة إلى التعديل بظهور أمور طارئة تتطلب أولوية التنفيذ وهذا سوف يمكنك من التحكم في الأحداث بدلا من أن تتحكم الأحداث بك .
  • كما يتطلب نموذج الجدول السابق تحديد الوقت المطلوب لإنجاز كل نشاط أو عمل وذلك بتقدير فترة زمنية كساعة أو ثلاثين دقيقة مثلا مع مراعاة تجزئة النشاط الذي يتطلب إنجازه وقت طويل وتوزيعه على عدد من الأيام .
  • قد تواجه ما يواجهه البعض من مشكلة في تقدير الوقت اللازم لتنفيذ النشاط ولكن مع الاستمرار والالتزام بجدولة الأنشطة والأعمال ستدرك مدى مناسبة الوقت المقدر من عدمه وستتمكن في النهاية من اكتساب مهارة الدقة في تحديد الوقت اللازم لكل نشاط..
  • عليك بمراجعة الأنشطة المدرجة في الجدول في نهاية كل يوم لتحديد ما أنجز منها كليا أو جزئيا وما لم ينجز للوقوف على أسباب عدم الإنجاز، وللتعرف على مدى مقدرتك في استثمار الوقت والالتزام بالجدولة.


إن أهم ما يميز الجدولة عامل المرونة بمراعاة الوقت الذي يمكن السيطرة عليه بحيث لا يقل عن 25% ولا يزيد عن 75% من وقت الفرد. 
وفيما يلي بعض الإرشادات المساعدة في إنجاح الجدولة :
  • كتابة الجدول للمساعدة في تذكر الأعمال التي يجب القيام بها، وزيادة درجة الالتزام بإنجازها.
  • جمع العناصر المتشابهة معا (اتصالات، كتابة مذكرات أو رسائل ، زيارات...) وعملها دفعة واحدة.
  • ترتيب بنود الجدول وفق الأهمية .
  • التركيز على الأهداف وأهميتها، بمعنى القيام بالنشاطات ذات الأهمية والعلاقة بالأهداف ، وتجاهل ما عداها أو جدولتها لإنجازها في وقت آخر.
  • تضمين الجدول وقت للهدوء والراحة بحيث لا يكون فيه اتصالات أو زيارات أو اجتماعات.
  • تخصيص وقت للتفكير في الجدول ومراجعته.
  • تحضير الجدول مسبقا وقبل الوصول للمكتب.



فوائد اعداد جدول يومي لتنظيم الوقت

  • وجود قائمة يومية تمكنك من تقييم نفسك وماذا أنجزت؟ كم أنجزت؟ وماذا لم تنجز؟ ولماذا لم تنجز؟ ومن ثم معالجة أسباب القصور والعمل على التحكم والسيطرة على الوقت.
  • تتيح الجدولة إنجاز الأعمال ، وتحقيق الأهداف والطموحات، والتمتع بالأوقات.
  • تريح الجدولة مستخدمها من عناء التفكير والتذكر، وتذكره في الوقت المناسب.
  • يجب التنبه في بداية تطبيق الجدولة أن النجاح قد لا يكون حليفك في البداية، وقد تحقق قليلا من الأمور المجدولة ،وعليك ان لا تنظر لها بمنظار أنك فشلت في انجاز أعمالك المجدولة ولكن أنظر لها على أنها بداية النجاح ، فطريق النجاح يبدأ بخطوة ومع الاستمرار والإصرار وإجادة الجدولة سوف تكسب الخبرة والمهارة وترى مدى التطور والقدرة على استغلال واستثماره .

فتنظيم الوقت مسألة قرار ثم تتخذ بعد ذلك الوسائل والطرق المعينة على تنظيمه.
google-playkhamsatmostaqltradent